Кастомна ERP-система для управління музичними та live-заходами

Great Family Artists ERP

Great Family Artists ERP – це кастомна система управління бізнесом, яка централізує складні операційні процеси компанії у сфері живої музики та організації заходів. Платформа об’єднує події, клієнтів, музикантів, локації, контракти, найм, календарі, сетлисти, документи, комунікацію та робочі процеси в єдиній екосистемі – забезпечуючи повну прозорість кожної події від першої домовленості з клієнтом до фінального виступу.

Галузь

Music & Live Entertainment, Event Services, Entertainment Operations

Технології

Laravel, PHP, MySQL, AWS, Laravel Livewire, Google Apps Script, Google OAuth, Trello, AI Agents

Послуги

DevOps, Product Discovery, Solution Architecture, Frontend Development, Backend Development, QA Testing, Business Analysis, UX/UI Design, Process Automation, ERP Development, Google Workspace Integrations, Third-Party Integrations, AI Integration, AWS Infrastructure, Continuous Product Development

Місія проєкту

Нашою метою було перетворити фрагментовані ручні процеси на єдину цифрову систему. Дані, розподілені між Trello, Google Sheets, календарями, електронною поштою, документами та членами команди, потрібно було об’єднати в одному середовищі, де кожен користувач отримує необхідну інформацію, а керівництво контролює всі події.
Рішення автоматизувало координацію, зменшило кількість помилок і втрату даних та створило основу для масштабування бізнесу.

Ідея клієнта

Клієнт прагнув створити централізовану ERP-платформу для управління музикантами та музичним супроводом заходів. Організація кожної події передбачає велику кількість взаємопов’язаних процесів – контракти, локації, музикантів, розклади, побажання клієнтів, музичну програму, документи, комунікацію та постійні зміни під час підготовки.
Ідея полягала в тому, щоб об’єднати всі ці процеси в одній системі, де менеджери, музичні директори, музиканти та клієнти працюють з актуальною та узгодженою інформацією, а значна частина координації автоматично виконується системою.

Процес розробки

крок 1

Автоматизація робочих процесів

Проаналізували й автоматизували процеси в Trello, включаючи контракти, події, календарі та інтеграції з Google Workspace.

крок 2

Інтеграційна архітектура

Підключили серверну обробку, об’єднавши Trello, Google Workspace, OneFlow, Twilio та інші сервіси в єдині процеси.

крок 3

Архітектура ERP

Перетворили операційну модель на ERP, перенісши ключову бізнес-логіку зі скриптів і сторонніх інструментів.

крок 4

Міграція операційних процесів

Перенесли управління подіями, музикантами, клієнтами, локаціями та музичним плануванням до централізованих модулів ERP.

крок 5

Розширена автоматизація

Реалізували автоматизацію документів, контрактів, календарів, сповіщень і синхронізації даних між системами.

крок 6

Безперервний розвиток

Розширили платформу десятками нових робочих сценаріїв та операційних інструментів, які було складно або неможливо надійно реалізувати в межах початкової архітектури на базі Trello.

Виклики

Розподілені між Trello, Google Workspace та зовнішніми сервісами дані потрібно було об’єднати в єдину ERP без порушення бізнес-процесів.
Призначення музиканта оновлювало Trello, таблиці, email, SMS, Calendar і робочі простори, вимагаючи точної синхронізації.
Під час планування музичної програми всі зміни потрібно було синхронізувати між ERP, формами, сетлистами та календарями.
Організація подій залежить від десятків умов: штат, тип заходу, доступність музикантів, умови контракту, замовлені послуги, ціни, музичні ролі та побажання клієнта можуть впливати на наступні дії. Потрібно було перенести ці операційні знання в систему, здатну стабільно виконувати необхідні процеси без залежності від того, чи пам’ятає співробітник кожен окремий крок.

Особливості проєкту

Наскрізне управління подією

Кожна подія стає централізованим робочим простором, який об’єднує інформацію про клієнта, контракти, музикантів, локації, розклад, музичні побажання, документи та поточний статус підготовки. Замість відновлення повної картини з кількох різних сервісів команда може керувати всім життєвим циклом події в одній системі.

Автоматизований найм і координація музикантів

Після призначення музиканта ERP підтримує весь подальший процес: перевіряє дані виконавця, прив’язує його до події, застосовує інформацію про послуги та ціни, надсилає запрошення через email і SMS, обробляє підтвердження або відмову та синхронізує участь із календарем. Музичний директор також може видалити або замінити виконавця, а пов’язані дані автоматично оновлюються в усіх необхідних частинах процесу.

Інтелектуальне управління музичною програмою

Побажання клієнта інтегруються у структурований процес музичного планування. Музичні директори можуть керувати композиціями для ключових моментів – церемонії, коктейлю, першого танцю та інших частин заходу, додавати аудіоприклади й прив’язувати ноти для різних інструментів. Інформація залишається синхронізованою між даними клієнта, ERP та робочим сетлистом у міру розвитку програми.

Автоматична підготовка матеріалів для виступу

Після фіналізації музичної програми система перетворює робочий сетлист на готові матеріали для виступу. ERP генерує актуальний PDF, розповсюджує його через канали комунікації події, додає необхідні матеріали до календаря та формує окремі пакети нот для кожного інструмента, щоб кожен музикант отримав усе необхідне для виступу в одному місці.

Успішний реліз

Great Family Artists – приклад поступової еволюції програмного продукту разом із бізнесом. Спочатку ми працювали в Trello-екосистемі компанії, автоматизувавши контракти, створення подій, документи, календарі та комунікацію.
Після досягнення меж можливостей готових інструментів була створена серверна архітектура, що об’єднала сервіси компанії та стала основою майбутньої ERP. Наступним етапом вона перетворилася на повноцінну кастомну ERP із збереженням інтеграцій із Google Workspace, OneFlow, Twilio та іншими сервісами. Платформа централізувала операційні процеси й охопила весь життєвий цикл події – від контрактів і створення заходів до найму музикантів, синхронізації календарів, роботи з побажаннями клієнтів, сетлистами та музичними матеріалами.

Задоволений клієнт

“

YeduCoders не просто створили програмне забезпечення навколо наших наявних процесів – вони допомогли нам переосмислити, як може працювати вся операційна система компанії.
Те, що починалося з автоматизації окремих задач у Trello та інструментах Google, поступово перетворилося на централізовану ERP, яка об’єднує наші події, клієнтів, музикантів, контракти, розклади та музичне планування. Платформа дала нашій команді значно більше прозорості й контролю та автоматизувала величезний обсяг координаційної роботи, яка раніше виконувалася вручну”

Jordan Linit

CEO

Переглянути всі кейси